Hal-hal khusus yang perlu diperhatikan dalam Pembuatan Laporan Akhir Tahun

Ciracas, 13 Oktober 2012
Yth rekan-reman pemasaran Erlangga dimana pun anda berada

Berikut adalah Panduan Pembuatan Laporan Akhir  Tahun

Teman-teman yang sedang  dan yang akan membuat laporan akhir tahun
Berikut adalah panduan yang sebaiknya anda perhatikan
dalam mempersiapkan dan menyajikan laporan akhir tahun dengan lebih baik.
Beberapa hal yang sebaiknya anda persiapakan sebelum membuat laporan adalah:

1. Gunakan pivot table dalam menampilkan data-data tabel maupun lampiran, karena pivot table mampu memberikan keakuratan penjumlahan data yang sangat bagus, pivot tabel juga mampu menyajikan perbedaan penulisan walau satu karakter  termasuk perbedaan spasi sekalipun, dan seyogyanya pivot tabel harus mempu menyajikan segala bentuk tabel laporan yang dibutuhkan dalam laporan akhir tahun anda.
2. Untuk itu anda perlu mempersiapkan dua data base utama yakni :

Data Base Sekolah yang berisi seluruh data yang berhubungan dengan sekolah seperti contoh:

•  Nama SDM mulai dari Kacab, Manager, ASM, GL, Salesman
• Nama sekolah, kode sekolah, alamat sekolah mulai dari Propinsi, Kotamadya/Kabupaten, Kecamatan, jalan
• Nama Kepala Sekolah, Nama DMU, Jabatan DMU
• Jumlah siswa, Siswa Potensi (berguna untuk menghitung potensi pasar
• Jenis sekolah : Negeri, Kristen, Umum, Islam, Madrasah Swasta, Madrasah Negeri
• Rangking sekolah (berguna untuk menentukan sekolah Pareto atau bukan
• Jumlah guru, target dan realisasi liputan serta buka SP pertahun ajaran
• Potensi pasar eks dan rupiah
• Realisasi biaya promosi mulai dari PE, Enterteinment, Sponsor, Pameran, Konsinyasi, Spanduk, Dana Taktis, Rupa-Rupa Promosi dan dana lain yang direalisasikan di sekolah tersebut di setiap tahun ajaran
• Target eks dan rupiah sesuai periode  atau item produk tertentu sesuai kebutuhan evaluasi
• Realisasi penjualan eks dan rupiah, retur eks dan rupiah, dan TR dalam setiap periode  penjualan sesuai kebutuhan
• Dan segala hal yang anda perlukan sebagai bentuk laporan harian bisa anda tambahkan sebagai record atas tarnsaksi di sekolah tersebut, tandai masing-masing item dalam kolom dan judul tersendiri yang memudahkan anda untuk mencarinya melalui pivot tabel nantinya

Data Base  Judul  Jilid berisi record penjualan judul-jilid dalam kurun waktu tertentu sesuai kebutuhan,
sesuaikanlah kriteria-kriteria yang dibutuhkan oleh tabel laporan yang harus ada di data base penjualan ini misalnya;

• Nama Kacab, Manager, ASM, GL, Salesman beserta kode salesmannya, jika ada SDM yang sudah keluar dan telah ada penggantinya, sebaiknya replace seluruh nama SDM yang sudah keluar dengan nama salesman yang menggantikannya
• Bila anda butuhkan bisa dibuat nama wilayah liputannya sesuai dengan wilayah liputan yang sedang berjalan di tahun pembuatan laporan, karena satu kecamatan bisa diliput oleh beberapa salesman
• Kode buku, judul/jilid buku, pengarang, Tahun terbit, Penerbit, Kurikulum
• Kelompok mata pelajaran MIPA, IPS, BAHASA, SOAL, BUKU KERJA
• Nama mata pelajaran; Ipa Terpadu, Fisika, Biologi, Kimia, Matematika, Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris, IPS Terpadu, Geografi, Sejarah, Ekonomi, Seni Budaya, Bimbingan Konseling, Agama, Penjas, Seni Musik, Sosiologi, Seribupena, Mandiri, Buku Kerja, LPR, dan lain sebagainya sesuai kebutuhan
• Jenjang buku: TK, Anak, SD, SMP, SMA, SMK, Perti, Umum
• Kelompok Buku: Buku Pelajaran, dan Non Buku Pelajaran
• Sumber Dana: Regular, Proyek, BOS/BOP/BOMM
• Rabat dan TR, serta Range Rabat sesuai Kebutuhan Laporan
• Tanggal transaksi mulai dari Tanggal, Minggu, Bulan dan Tanggal
• Dan berbagai hal lainnya bisa anda tambahkan kriterianya sesuai kebutuhan

Data base sekolah sebaiknya anda siapkan sendiri, datanya diupdate setiap hari sebagai bagian dari laporan harian, jadi data base dikerjakan sepanjang  tahun, dengan demikian segala record yang kita butuhkan perihal sekolah tersebut ada datanya disana, jika  ada hal-hal khusus mengenai informasi suatu sekolah, boleh disajikan dalam kolom tersediri yakni dengan judul kolom KETERANGAN
Data base judul-jilid biasanya disediakan oleh EDP. Namun bagi cabang yang menyajikan laporan penjualan dalam bentuk pivot yang sudah jadi, maka silahkan anda pisahkan atau keluarkan data judul-jilid khusus untuk wilayah anda saja, agar proses pengolahan data lebih ringan. Sejumlah kriteria yang biasanya tidak disajikan oleh EDP adalah kriteria kelompok buku MIPA, IPS, Bahasa, Soal, Buker. Maka kriteria ini harus anda buat sendiri dalam satu kolom tersendiri. Kriteria Wilayah Liputan juga tidak disajikan oleh EDP, dan karena wilayah liputan ini bisa berubah-ubah setiap tahun sesuai pengembangan wilayah, maka sebaiknya wilayah liputan ini bisa anda buat kriterianya sesuai dengan realita wilayah liputan pada tahun berjalan pembuatan laporan.
Dalam penyajian data base penjualan judul-jilid yang disajikan oleh EDP, biasanya masih banyak data-data yang salah atau kurang tepat, maka sebaiknya anda sesuaikan terlebih dahulu. Contoh dalam penulisan kecamatan, akan ada yang salah, dimana nama kecamatan bisa saja tertulis dengan nama Kotamadya/Kabupaten. Kemudian pembagian jenis sekolah bagi nama-nama pribadi, proyek, atau yayasan di luar sekolah sebaiknya dibuat dalam kriteria  nama tersendiri DLL (dan lain-lain)  sehingga pengelompokan sekolah berdasarkan negeri swasta, yang dikelompokkan murni sekolahnya, sedangkan instansi diluar sekolah dimasukkan kepada DLL. Demikian juga pengelompokan kecamatan, sebaiknya kecamatan yang ada di laporan cukup kecamatan yang kita liput saja, sedangkan realisasi liputan di luar wilayah liputan kita, misalnya karena adanya proyek sebaiknya dikelompokkan ke dalam keamatan DLL artinya kecamatan di luar wilayah liputan kita. Khusus penjualan atas nama pribadi/ASM  biasanya dimasukkan di kecamatan Wilayah kantor berada, maka sebaiknya diubah nama kecamatannya menjadi DLL.
Berikut contoh tampilan  data base sekolah yang kami buat:

Demikian  informasi ini saya sajikan semoga bermanfaat, jika anda merasa terbantu dengan informasi ini silahkan dibagikan ke teman-teman pemasaran lainnya.